Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Prentke Romich GmbH und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gemäß Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist die
Prentke Romich GmbH
Karthäuser-Straße 3
Unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Dr. Kevin Marschall (GDPC GbR) erreichen Sie per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter datenschutz@prentke-romich.de.
Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze wie akademische Grade/Titel, Staatsangehörigkeit), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie die Daten des gesamten Bewerbungsverfahrens (Anschreiben, Zeugnisse, Fragebögen, Interviews sowie etwaige Leistungsbewertungen, Qualifikationen und bisherige Tätigkeiten, gesetzliche Nachweise). Sofern Sie im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad der Behinderung) freiwillig mitgeteilt haben, findet eine Verarbeitung auf Basis von Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO nur statt, wenn Sie hierin – etwa durch Absenden der Bewerbung/Daten an unser Unternehmen – eingewilligt haben.
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses erhoben, bspw. über unser Online-Bewerbungsportal auf unserer Webseite. Daneben können wir Daten von Dritten (z.B. Stellenvermittlung durch die Arbeitsagentur oder von Online-Plattformen wie „indeed.de“) erhalten, die Sie diesen bereitgestellt und/oder zur Übermittlung an unser Unternehmen freigegeben haben.
Sollten Sie Ihre personenbezogenen Daten durch diese Stellen an uns übermittelt haben, so finden Sie weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei diesen Stellen.
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. BetrVG, AGG, etc.).
In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Durchführung sowie Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und der Beurteilung, inwieweit eine Eignung für die betreffende Stelle vorliegt, einschließlich damit verbundener Zwecke, wie bspw. die Verarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit Ihnen und damit zum Zweck der vertragsbezogenen Kommunikation (einschließlich Terminvereinbarungen) mit Ihnen. Im Ergebnis ist die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erforderlich, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses entscheiden zu können. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten beruht auf Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Sofern Sie uns solche Kategorien personenbezogener Daten freiwillig mitgeteilt haben, deren Verarbeitung für die Entscheidung über die Einstellung nicht erforderlich ist, so erfolgt die Erhebung und Verarbeitung auf Basis Ihrer mit der Übermittlung erteilten Einwilligung. Diese Einwilligung zur Datenverarbeitung können Sie jederzeit Wirkung für die Zukunft widerrufen und der Verarbeitung widersprechen. In diesem Falle werden wird diese löschen.
Verarbeitungen bei erfolgreicher Bewerbung
Sobald ein Anstellungsangebot Ihnen gegenüber ausgesprochen wurde, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Anstellungsvertrag zu erstellen. Hierfür werden alle vertragsrelevanten Informationen (etwa Name, Anschrift, Titel, Vertragsbeginn / -ende, Arbeitsort, Gehalt, Bankdaten, Krankenkasse etc.) verarbeitet und intern an die verantwortlichen Mitarbeiter des Personalmanagements weitergeleitet. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Erstellung des Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 6 I S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 I S. 1 BDSG.
Im Rahmen Ihrer Anstellung verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Ihre Konfession für die Kirchensteuer) sowie personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (etwa Ihr polizeiliches Führungszeugnis). Wir verarbeiten diese Daten für die Begründung und Durchführung Ihres Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG und Art. 10 S. 1 Alt. 2 DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
War Ihre Bewerbung erfolgreich, verarbeiten wir die von Ihnen an uns übermittelten Daten daher weiter für das anstehende Beschäftigungsverhältnis. Über die Datenverarbeitung im Rahmen des sodann folgenden Arbeitsvertrags werden wir Sie bei Einstellung gesondert informieren.
Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Über die eigentliche Erfüllung des (Vor-) Vertrages hinaus verarbeiten wir Ihre Daten – falls erforderlich – um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Verarbeitungen Ihrer Daten finden nur dann und insoweit statt, als keine überwiegenden Interessen Ihrerseits gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen, wie insbesondere für folgende Zwecke: Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. durch Zutrittskontrollen), soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend; interne und externe Untersuchungen.
Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.
Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (z.B. Betriebsverfassungsgesetz, Sozialgesetzbuch, Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben (z.B. Berufsgenossenschaft). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention (z.B. Abgleiche mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten), die Gewährleistung der Arbeitssicherheit, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie für Zwecke der Prüfung durch Steuerberater/Wirtschaftsprüfer, Steuer- und andere Behörden.
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den diese Daten erhoben wurden, so stellen wir Ihnen vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck zur Verfügung. (Art. 13 Abs. 3 DSGVO).
Wer bekommt Ihre Daten?
Ihre Bewerberdaten werden jederzeit vertraulich behandelt. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z.B. Geschäftsführung und Personalverantwortlicher) Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Einstellungsentscheidung und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln. Hierzu zählen unsere Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO (Host- und Serviceprovider), die uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rein administrativ/technisch unterstützen. Das von uns genutzte Online-Bewerber-Tool HRWorks wird von der HRWorks GmbH bereitgestellt und gehostet.
Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?
Sie können unter der o.g. Adresse kostenlos Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Widerspruchsrecht
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben.
Die Aufbewahrung für diesen Zeitraum dient der Abwehr von Rechtsansprüchen (insbesondere aus dem AGG) und stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben.
Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellenangebote interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten in unserer Bewerberdatenbank verarbeiten und weiter speichern, sofern Sie dies wünschen, beim Absenden Ihrer Bewerbung über unser Online-Portal das entsprechende Häkchen gesetzt und uns hiermit Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Diese Einwilligung ist freiwillig; eine Nichterteilung hat keine Folgen.
Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland
Aufgrund der Nutzung von Microsoft Office 365 in unserem Unternehmen ist nicht ausgeschlossen, dass personenbezogene Daten, die durch die elektronische Kommunikation mit Ihnen anfallen bzw. verarbeitet werden, im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens auch an Server in den USA übermittelt werden können. Sollten personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durch den von uns genutzten Dienst Microsoft Office 365 in die U.S.A. weitergeben, so erfolgt eine Übermittlung nur bei Vorhandensein geeigneter Garantien zum Schutz Ihrer Daten. Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.
Außerhalb der Nutzung von Microsoft Office 365-Europa übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Drittländer außerhalb der EU oder des EWR. Sollten wir personenbezogene Daten an weitere Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.
Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?
Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren durchführen und eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen zu können.
Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?
Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Ferner besteht das Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), auf das wir ausdrücklich hinweisen. Die für unseren Betrieb zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter folgender Kontaktangabe:
Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach: 3163
65021 Wiesbaden